LIMBA

ro

en

URMĂRIȚI-NE PE

Acumen Integrat » Managementul Performanței » Cei 5S care ne aduc mai aproape de performanță

Cei 5S care ne aduc mai aproape de performanță


Metoda 5S

Atingerea țintelor definite în cadrul unei organizații se bazează pe factori de influență indirectă ce pot acționa ca un element motivațional sau ca un obstacol în procesul de management al performanței. Un astfel de factor este menținerea unui spațiu de lucru organizat, care se bazează pe cinci principii majore ce pot fi implementate și respectate.

Metoda 5S de organizare a spațiului de lucru este un instrument Lean extrem de eficient, care aduce rezultate vizibile în condițiile în care este implementat corect. Această metodă, originară din Japonia, presupune respectarea a cinci principii, denumite în limba japoneză astfel: seiri, seiton, seiso, seiketsu și shitsuk, și care se traduc în limba română prin: sortare, stabilizare, strălucire, standardizare și susținere.

Prin adoptarea acestor principii simple, angajații își pot organiza spațiul de lucru, astfel încât acesta să fie curat, eficient și sigur, îmbunătățind în același timp productivitatea, respectiv performanța angajaților. Scopul principal al implementării metodei 5S este reprezentat de nevoia organizațiilor de a introduce niște practici standardizate și operaționale ce oferă soluții eficiente, repetitive și sigure de muncă.

Un flux de lucru standardizat în cadrul companiei asigură o bază solidă pentru alte îmbunătățiri care pot fi necesare în procesul de implementare a instrumentelor Lean. Totodată, asigură o mai bună vizualizare a spațiului de lucru. Performanța este atinsă prin unul dintre cele mai importante aspecte ale metodei 5S, și anume identificare problemei și semnalizarea imediată a acesteia.

Metoda 5S se bazează pe capacitatea de autogestionare a echipei. Din acest motiv, metoda trebuie implementată de către angajații care își desfășoară activitatea profesională în spațiul vizat. Ea nu poate fi aplicată de către un colaborator extern fără înțelegere și cooperare din partea angajaților.

Din punct de vedere al procesului, cei 5S implică următoarele etape:

Primul pas în implementarea unui proiect 5S este acționarea, materializată prin procesul de „sortare”. Această etapă debutează cu abordarea aspectelor problematice și întreprinderea acțiunilor necesare pentru ca angajații să își desfășoare activitatea zilnică la locul de muncă în condiții optime. Astfel, doar acele lucruri care aduc plus valoare activității zilnice merită a fi păstrate de către angajați pe birourile lor. În caz contrar, acestea ar trebui eliminate din spațiul de lucru, sau date unei alte persoane care ar putea avea nevoie de ele, pentru a încuraja reciclarea și atitudinea ecologică în rândul angajaților. O triere a lucrurilor din sertare, de exemplu, poate duce la câștigarea de spațiu la locul de muncă. Este bine totuși să se consulte înainte politica organizației în acest sens, deoarece aceasta poate oferi informații utile pentru a determina dacă un anumit obiect poate fi aruncat sau dat.

„Stabilizarea” sau organizarea spațiului de lucru este a doua etapă din cadrul metodei 5S. Scopul acestei etape este ca angajații să desemneze locuri precise pentru documente, obiecte și echipamente. Astfel, în special lucrurile care sunt utilizate cel mai des sunt așezate în locuri specifice. Adesea, atribuirea spațiului pentru fiecare obiect se face utilizând bandă adezivă pentru a trasa limitele spațiului dedicat fiecărui obiect de pe birou. În acest mod, angajații observă imediat dacă un anumit obiect lipsește de pe birou sau dacă acesta nu este la locul lui. O altă resursă importantă în definirea spațiului sunt etichetele, care pot fi lipite pe rafturi, dulapuri sau sertare. Acestea constituie un element vizual ce le amintește angajaților locul fiecărui obiect, împiedicându-i totodată să depoziteze obiecte într-un alt loc decât cel atribuit lor.

A treia etapă presupune curățarea tuturor suprafețelor pentru ca toate spațiile să fie accesibile și ușor de utilizat. Pentru a ști cum trebuie curățat echipamentul tehnic, cel mai bine este să se consulte personalul specializat din departamentul de IT. Parcurgerea acestei etape asigură o funcționare mai bună, dar și o durată de viață mai mare a echipamentelor utilizate.

A patra etapă presupune „standardizarea” la locul de muncă, respectarea de către toți angajații a unor proceduri similare, ca de exemplu crearea unui formular special pentru apelurile primite sau crearea de către companie a unui sistem de culori sau a unei liste de verificare înainte de a expedia produsele. Standardizarea proceselor și procedurilor duce la o scădere a numărului de erori și asigură aplicarea principiilor 5S.  Crearea de formulare tipizate în diverse scopuri, fie în format tipărit, fie în format electronic, face ca informația standard să fie mereu prezentată în același format.

După parcurgerea celor patru etape urmează procesul de păstrare sau de menținere a celor implementate. În acest sens, este bine să se creeze o listă de verificare care să fie utilizată pentru a susține toate fluxurile de muncă implementate și eficientizate.

Recent, a apărut un al șaselea S, care face referire la „siguranță” care trebuie să fie situat în prim-plan, respectiv luat în considerare atunci când se implementează oricare dintre pașii anteriori.

Referințe:

Sursa imaginii:

Adăugați un comentariu

Adresa Dvs. de email nu va fi publicată.Câmpurile marcate cu asterisc (*) sunt obligatorii.

*

NOUTĂȚI