LIMBA

ro

en

URMĂRIȚI-NE PE

Acumen Integrat » Performanța operațională » Ședințele: încurajarea dialogului dintre conducere și angajați

Ședințele: încurajarea dialogului dintre conducere și angajați


Sedintele organizationale

Un manager petrece în medie 23 de ore pe săptămână pentru a pregăti și a participa la o ședință sau pentru a întreprinde acțiunile care se impun la finalul ședinței. În ciuda acestui fapt, aproximativ 85% dintre aceștia sunt nemulțumiți de eficiența și eficacitatea ședințelor în cadrul organizației, conform lui Steven G. Rogelberg. Angajații petrec în medie 6 ore pe zi participând la ședințe despre care cred că sunt o pierdere totală de timp.

În mod evident, există o ruptură de la nivel inferior la nivel superior în ceea ce privește înțelegerea scopului ședinței. Dar cum altfel putem comunica viziunea, scopul, obiectivele și inițiativele la nivel organizațional fără o reuniune în care acestea să fie discutate direct? O alternativă ar fi mesageria instantanee, numărul conversațiilor simultane care se pot purta astfel fiind limitat doar de capacitatea utilizatorului de a procesa informația. Conferințele virtuale sau teleconferințele sunt un alt mijloc de a colabora fără a fi nevoie ca persoanele să se reunească într-o sală de ședințe.

Diferite tipuri de aplicații online oferă mediul ideal de distribuire a sarcinilor de lucru și de gestionare a documentelor. Acestea pot ține evidența modificărilor și desemna responsabili pentru fiecare activitate creat[. Aplicațiile de management de proiect precum Wrike sau Basecamp permit transmiterea de fișiere, schimbul de informații și atribuirea de sarcini.

Încurajarea dialogului nu este un proces simplu, cu atât mai puțin transformarea acestuia într-un proces eficient de comunicare. Chiar dacă sunt considerate ca fiind o pierdere de timp, demodate și deloc flexibile, ședințele reprezintă singurul mijloc de comunicare față în față. Acestea oferă posibilitatea de a evalua atât limbajul corpului, tonul vocii, cât și posibilitatea de a detecta alte semne verbale sau de comportament care ar putea fi esențiale pentru a înțelege perspectivele celorlalți.

Desigur, există persoane care preferă dinamismul tehnologiei. Întrebarea este dacă acest fapt se datorează eficienței sale sau faptului că le displace să fie trase la răspundere pentru munca lor într-o întâlnire directă cu superiorul? Nu trebuie exclus nici faptul că o întâlnire față în față poate și ea să se transforme într-o simplă discuție despre competențele de comunicare, însă în realitate atât conducerea, cât și angajații caută modalități  optime de a se exprima. Dincolo de scopul lor formal, ședințele au și o dimensiune de networking, sau chiar team-building pentru angajați.

Recunoscând importanța ședințelor pentru stimularea consolidării echipei, trebuie să se caute modalități de îmbunătățire a calității ședințelor, în loc să fie eliminate complet. O ședință productivă și eficientă este rezultatul:

  • Distribuirii ordonate a agendei: utilizarea unui e-mail cu cerințe post-ședință ajută la diseminarea informației despre ședință în timp util;
  • Utilizării optime a tehnologiilor online: asigurarea participării la ședință pentru toții participanții, chiar și pentru cei care sunt nevoiți să participe de la distanță;
  • Monitorizării regulate a agendei: concentrare asupra principalelor subiecte ale agendei, evitând abaterile de la subiect;
  • Consecvenței informațiilor: procesul de luare a deciziilor este bazat pe date reale și pe o documentare exactă;
  • Creativității și inovării: încurajarea unei contribuții generale;
  • Revizuirii clare și precise: oferă tuturor un rezumat al ședinței prin centralizarea proceselor verbale în documente accesibile părților interesate.

De regulă, se recomandă ca la ședințe să participe între patru și opt persoane (cu excepția ședințelor individuale, la care participă două persoane). Ideal ar fi ca o astfel de ședință să dureze între 30 și 60 de minute și să se realizeze un transcript al celor mai importante aspecte discutate. Tehnologiile avute la dispoziție nu ar trebui desconsiderate. Ele ar trebui să ajute la îmbunătățirea calității ședințelor convenționale.

Cu toate acestea, deși sistemele de mesagerie instantanee sunt parte integrată a structurii moderne de comunicare în cadrul organizațional, utilizarea lor în cadrul ședințelor poate distrage atenția. În cartea lor intitulată Handbook of Group Decision and Negotiation (n. tr. Manual de negociere și luare a deciziilor în grup), Kilgour Marc și Eden Colin prezintă un studiu despre utilizarea mesageriei instantanee în cadrul ședințelor. Aceștia au identificat ceea ce ei numesc „șușotitul invizibil” (invisible wispering), care se traduce printr-o suită de conversații care au loc în plan secund și care interferează cu agenda ședinței.

În continuare sunt prezentate câteva dintre scopurile discuțiilor utilizând mesageria:

  • Trasarea direcției ședinței: discuții menite să influențeze conținutul și desfășurarea ședinței;
  • Oferirea de sprijin: discuții care au ajutat echipa în îndeplinirea sarcinilor și reducerea pierderilor în cadrul procesului care au apărut din cauza lipsei de pregătire, lipsei de comunicare sau a comunicării defectuoase;
  • Oferirea de sprijin social: discuții care au încurajat membrii grupului să participe la ședințe;
  • Clarificare: discuții menite să clarifice aspecte care nu au fost înțelese sau au fost omise;
  • Participarea la o întâlnire simultană în grupuri mai mici;
  • Gestionarea activităților din afara ședințelor.

Rezultatele unui experiment, concentrat asupra procesului de luare a deciziilor și care a presupus organizarea unor ședințe separate de 10-20 de minute pentru grupuri care fie au stat în picioare, fie au ocupat un loc, au indicat faptul că grupurile care au stat în picioare au avut nevoie de 34% mai puțin timp pentru a lua o decizie, iar calitatea deciziilor luate de cele două grupuri era asemănătoare.

În concluzie, care sunt factorii care influențează eficacitatea unei ședințe? Pregătirea care se face înainte de ședință, faptul că persoanele stau în picioare pe durata ședinței, sau gestionarea „șușotitului invizibil”? Dacă am face abstracție de aspectele teoretice, practica este singura care ar putea să ne ofere răspunsul la un dialog eficient între conducere și angajați.

Referințe:

Sursa imaginii:
Pixabay.com

Adăugați un comentariu

Adresa Dvs. de email nu va fi publicată.Câmpurile marcate cu asterisc (*) sunt obligatorii.

*

NOUTĂȚI